Archivierungspflicht für steuerlich relevante Daten

Seit dem 1.1.2002 ist jedes Unternehmen verpflichtet, steuerlich relevante Daten maschinenlesbar aufzubewahren und dem Steuerprüfer im Zuge einer Außenprüfung Zugriff darauf zu gewähren. Was dies für die betriebliche Praxis heißt und wie Sie damit umgehen können erfahren Sie in diesem Artikel.

Der § 147 AO  heißt "Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen" und regelt die Archivierungsvorschrift wie folgt: alle kaufmännischen Unterlagen wie Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen 6 bzw. 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dies ist nichts neues und war schon immer so.

Der Absatz 6 der Vorschrift regelt dann die Aufbewahrungspflicht für die EDV-gestützten Belege: "Sind die Unterlagen nach Absatz 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann (...) auch verlangen, dass die Daten nach Ihren Vorgaben maschinell ausgewertet (...) werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige"

Da in Absatz 1 ausdrücklich auch Handels- und Geschäftsbriefe genannt werden ist hiervon also auch der Email-Verkehr eines Unternehmens betroffen.

Was heißt das nun für die Praxis? In den meisten Unternehmen werden Rechnungen, Gutschriften und andere Belege maschinell mit einer kaufmännischen Software erstellt. Diese Softwareprogramme bieten  eine Archivierungs- oder Export-Funktion, die der Unternehmer nutzen kann um seine Daten zu sichern. Hat er die Daten einmal gesichert so muß er 10 Jahre dafür Sorge tragen, daß in seinem Unternehmen ein PC zur Verfügung steht der die Daten wieder lesbar macht, auf dem also eine passende Version des Buchhaltungsprogramms installiert ist. Da im Laufe der Jahre verschiedene Buchhaltungsprogramme oder -versionen zum Einsatz kommen ist es für den Unternehmer sehr aufwendig, seiner Archivierungspflicht nachzukommen.

Um den Aufwand zur Einhaltung der Archivierungspflicht im Vorfeld möglichst gering zu halten ist folgendes Szenario denkbar: die kaufmännische Software, mit der das Unternehmen arbeitet wird in einem virtuellen PC installiert. Dies ist ein PC, der von einer Software erzeugt wird. Der Vorteil dieser Methode ist der, daß der virtuelle PC sehr einfach gesichert werden kann. In 10 Jahren benötigt man zwar immer noch einen PC, auf dem die passende virtuelle Software (z.V. Virtual PC von Microsoft oder VMWare) läuft aber dort können dann sehr leicht die Sicherungen der einzelnen Jahre wieder hochgefahren werden. Auch dieses Verfahren ist aufwendig und setzt den Einsatz eines EDV-Experten voraus.

Die Archivierung der Emails kann per Backup auf DVD oder CD erfolgen; aber auch hier stellt sich die Frage wie diese Mails in 10 Jahren wieder lesbar gemacht werden können. Denkbar ist hier, alle relevanten Mails als PDF-Datei auszudrucken und diese dann zu speichern. Ein großes Problem ist hier die Einschätzung einer Email als "steuerlich relevant": da die Mitarbeiter dies u.U. nicht selber einschätzen können ist hier zusätzliche Arbeit oder aber die Archivierung aller Emails nötig, was dann wieder datenschutzrechtliche Fragen aufwirft denn dann werden u.U. auch private Mails gesichert.

Leider hat der Gesetzgeber im Zuge der Archivierungspflicht versäumt, den Unternehmen Hilfsmittel oder Hinweise zur Umsetzung des § 147 AO zu geben. Daß die Kosten auf den Unternehmer abgewälzt werden ist nichts neues, stößt aber in diesem Zusammenhang besonders bitter auf.

Autor: M. Plank