Einstellung von Mitarbeitern

Es empfiehlt sich, eine Personalfrage gründlich zu bedenken und frühzeitig mit der Planung zu beginnen. So sollten vor der Einstellung Alternativen, wie z.B. die Beauftragung von Dienstleistungsbetrieben bei Spitzenbelastungen oder der Einsatz eines Leiharbeiters, geprüft werden.

Um im letzten Fall der Gefahr einer Haftung für entgangene Sozialversicherungsbeiträge vorzubeugen, sollte unbedingt darauf geachtet werden, sich vom Verleiher die Erlaubnis der Regionaldirektion vorlegen zu lassen. Eine Arbeitnehmerüberlassung im Baugewerbe ist allerdings nicht gestattet.

Die Personalplanung sollte mit der Erstellung eines Stellenprofils beginnen. Dort sollen die erwarteten Anforderungen formuliert werden. Unterschieden werden sollte auch nach Vollzeit-, Teilzeit- oder Aushilfsstelle.

Stellenanzeigen müssen geschlechtsneutral formuliert werden. Eignen sich Arbeitsplätze als Teilzeitplätze, so müssen diese auch als solche ausgeschrieben werden. Die Ausschreibung kann sowohl in der örtlichen und überregionalen Presse als auch in Fachblättern erfolgen. Vorteil: Das Arbeitnehmerprofil kann genau definiert werden. Nachteil: Zum Teil sehr hohe Kosten. Kostengünstigere Alternativen sind die Nachfrage bei der zuständigen Agentur für Arbeit oder das Einschalten eines gewerblichen Arbeitsvermittlers, bei dem allerdings mit einer Provisionszahlung zu rechnen ist.

Zunächst erfolgt die gründliche Überprüfung aller Bewerbungsunterlagen:

• Lebenslauf,
• Ausbildung,
• Zeugnisse früherer Arbeitgeber,
• Abschlüsse und sonstige Qualifikationen.

Danach sollte mit potentiell geeigneten Bewerbern ein Einstellungsgespräch vereinbart werden. In diesem Gespräch sollen sämtliche arbeitsbezogenen Fragen gestellt werden. Diese sind vom Bwerber wahrheitsgemäß zu beantworten. Es ist ratsam festzustellen, ob ein männlicher Bewerber seinen Grundwehr- oder Ersatzdienst bereits absolviert hat. Die Erkundigung nach einer Schwerbehinderung ist erlaubt, eine Frage nach einer eventuellen Schwangerschaft bei weiblichen Bewerberinnen grundsätzlich nicht!

Bei Betrieben ab 20 Beschäftigten ist vor der Einstellung der Betriebsrat umfassend zu unterrichten und um Zustimmung zu ersuchen. Vor der Einstellung von ausländischen Arbeitnehmern ist darauf zu achten , dass eine gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis existiert. Jugendliche müssen vor Abschluss des Arbeitsvertrages die Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten einholen. Für sie gelten besondere Schutzvorschriften.

Vor Vertragsabschluss sollte unbedingt darauf geachtet werden, dass ein eventuell vorheriges Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß beendet worden ist. Ein freier Wechsel des Arbeitgebers ist natürlich grundsätzlich erlaubt. Nicht gestattet ist jedoch einen Arbeitnehmer zu verleiten, seinen bestehenden Arbeitsvertrag, insbesondere, wenn er bei einem Konkurrenten beschäftigt ist, zu brechen, denn eine wettbewerbswidrige Abwerbung kann zu Schadensersatzansprüchen führen.

Der Abschluss eines Arbeitsvertrags erfolgt dann schließlich die Einstellung. Eine besondere Form ist hierfür nicht vorgesehen. Um den Inhalt für beide Seiten zu fixieren, ist es ratsam den Vertrag schriftlich zu verfassen. Musterarbeitsverträge sind im Buch- und Schreibwarenhandel sowie bei den Arbeitgeberorganisationen zu erhalten.

Außerdem zu beachten ist das Nachweisgesetz! Danach ist der Arbeitnehmer verpflichtet, die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen und dem Arbeitnehmer innerhalb eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses zukommen zu lassen. Eine Ausnahme stellen hier nur Verträge bei vorübergehenden Aushilfen von einem Monat dar. Dieser Nachweis sollte mindestens folgende Punkte umfassen:

• Name und Anschrift der Vertragsparteien
• Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
• Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
• Arbeitsort
• Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
• Arbeitszeit
• Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
• Kündigungsfristen
• Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.

Liegt eine Verletzung dieser Nachweispflicht vor, hat diese keine Auswirkung auf die Gültigkeit des Arbeitsvertrages. Jedoch hat in diesem Fall der Arbeitnehmer gerichtlich einklagbaren Anspruch auf die Erteilung.

Wird zum ersten Mal ein Arbeitnehmer angestellt, so kommt es häufig zu schwierigkeiten bei der inhaltlichen Ausgestaltung des Arbeitsvertrages. Es gilt zwar grundsätzlich das Prinzip der Vertragsfreiheit, die garantiert das beide Seiten die Bestimmungen frei aushandeln können, in einigen Punkten gibt es jedoch zwingende gesetzliche Vorschriften.

So gelten Tarifverträge in der Regel nur zwischen den Tarifvertragsparteien, das heißt zwischen Arbeitgebern, die dem Arbeitgeberverband angeschlossen sind, und Arbeitnehmern, die der betreffenden Gewerkschaft angehören. Aber auch für nicht organisierte Betribe gelten tarifliche Bestimmungen:

• wenn im Arbeitsvertrag auf sie ausdrücklich Bezug genommen wird,
• wenn sie, auch ohne ausdrückliche Bezugnahme, regelmäßig und ohne Vorbehalt angewendet werden,
• oder wenn es sich um sogenannte allgemeinverbindliche Tarifverträge handelt.

Bei dem betreffenden Arbeitgeberverband, bei der zuständigen Innung oder beim Tarifregister des Landesarbeitsministeriums kann man erfragen. ob ein allgemeinverbindlicher Tarifvertrag anwendbar ist.

Hinweise zu den wichtigsten arbeitsvertraglichen Bestimmungen:

Arbeitszeit: Die gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen, insbesondere das Arbeitszeitgesetz, legen nur Höchstgrenzen fest. Die werktägliche Arbeitszeit darf 8 Stunden nicht überschreiten. Wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen ein Ausgleich erfolgt, kann diese auf 10 Arbeitsstunden verlängert werden. Für Jugendliche, werdende Mütter und in bestimmten Branchen sind Sonderbestimmungen sowie die Vorschriften über die Gewährung von Pausen und der Sonn-und Feiertagruhe im Allgemeinen zu beachten.

Arbeitsentgelt: Außer im Entsendegesetz für das Baugewerbe ist die Höhe des Arbeitsentgelds nicht gesetzlich geregelt. Sie wird regelmäßig in Tarifverträgen festgelegt.

Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld: Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und andere Gratifikationen sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Entsprechende Regelungen finden sich häufig in tarifverträgen. Will ein Arbeitgeber seinem Arbeitgeber Sonderzuwendungen zukommen lassen, sollte nicht außer Acht lassen, dass eine vorbehaltlose und regelmäßige Zahlung zu einer sogenannten "betrieblichen Übung" führen kann, worauf die Arbeitnehmer dann einen vertraglichen Anspruch erwerben.

Urlaub: Im Bundesurlaubsgesetz wird jedem Arbeitnehmer ein Mindesturlaub von 24 Werktagen eingeräumt. Dies entspricht regelmäßig 4 Wochen. Werktage sind alle Tage, außer Sonn-und Feiertagen. Wenn an 5 Tagen in der Woch gearbeitet wird, beträgt der Urlaubsanspruch noch 20 Arbeitstage. Schwerbehinderte erhalten eine zusätzliche Urlaubswoche. In Tarifverträge werden häufig längere Urlaubszeiten festgelegt.

Kündigungsfristen: § 622 BGB regelt die Kündigungsfristen. In betimmten Tarifverträgen finden sich davon abweichende Fristen. Unter bestimmten Vorraussetzungen können zwar auch im Arbeitsvertrag abweichende bestimmungen getroffen werden, meistens ist dies aber nicht sinnvoll.

Probezeit: Die Vereinbarung auf eine Probezeit hat sich als zweckmäßig erwiesen. Dauer und Kündigungsfristen sind häufig in Tarifverträgen geregelt. Außerhalb der tariflichen Regelungen kann man eine Probezeit auf zwei verschiedene Art und Weisen vereinbart werden: Abschluss eines Probearbeitsvertrags mit 6 Monaten Laufzeit, der mit Zeitablauf ordentlich endet und dem eventuell ein endgültiger Arbeitsvertrag folgt. Üblicherweise wird allerdings eine Probezeit von bis zu 6 Monaten in dem von vornherein unbefristeten Arbeitsvertrag integriert. Das Arbeitsverhältnis kann innerhalb dieses Zeitraumes beiderseits ohne nähere Begründung gelöst werden. Die Kündigungsfrist hierfür beträgt 2 Wochen.

Arbeitsverträge sind generell unbefristet. Aus Arbeitnehmerschutzgründen ist eine Befristung ausnahmsweise zulässig. Folgende Umstände zählen zu diesen Ausnahmefällen.

Sachliche Gründe für eine Befristung sind:

• Mutterschutz
• Erziehungsurlaub
• Wehrdienst anderer Mitarbeiter/innen
• Saisonarbeit
• Spitzenbelastung
• Probezeit
• spezielle hochqualifizierte Tätigkeiten

Befristete Arbeitsverträge ohne sachlichen Grund können seitens eines Existenzgründers in den ersten 4 Jahren nach Gründung des Unternehmens abgeschlossen werden. Der Zeitraum hierfür beträgt 4 Jahre, in denen eine mehrfache Vertragsverlängerung möglich ist.

Bis zu einer Gesamtdauer von 2 Jahren ist eine Befristung bei Neueinstellung ohne Vorliegen eines besonderen Grundes zulässig. Vorraussetzung: Es darf vorher noch kein Arbeitsverhältnis mit diesem Arbeitnehmer existiert haben. Innerhalb dieser Zeitspanne darf der Vertrag maximal dreimal verlängert werden.

Unabhängig davon können befristete Arbeitsverträge mit über 52jährigen Arbeitnehmern abgeschlossen werden, wenn nicht bereits ein enger sachlicher Zusammenhang mit dem selben Arbeitgeber in Form eines vorherigen unbefristeten Arbeitsverhältnis vorgelegen hat.

Dabei ist unbedingt zu beachten, dass befristete Arbeitsverträge schriftlich fixiert werden müssen. Wurde die Befristung mündlich vereinbart, besteht das Arbeitsverhältnis als unbefristet fort.

Der Arbeitgeber sollte sich nach Abschluss des Arbeitsvertrages folgende Unterlagen aushändigen lassen:

• Lohnsteuerkarte
• Sozialversicherungsnachweis
• Arbeitserlaubnis (bei ausländischen Arbeitnehmern)
• Urlaubsbescheinigung des ehemaligen Arbeitgebers
• Nachweis über Krankenversicherung

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, seinen Arbeitnehmer innerhalb von 2 Wochen bei der Krankenkasse anzumelden. Einmal jährlich erfolgt die Meldung an die Berufsgenossenschaft mit den entsprechenden Formularen. Diese sind bei der zuständigen Berufsgenossenschaft erhältlich. Außerdem muß der Arbeitgeber bei der ersten Einstellung eines Arbeitnehmers beim Arbeitsamt eine Betriebsnummer beantragen. Unter dieser Betriebsnummer muß der Arbeitgeber die Sozialversicherungsbeiträge für die Arbeitslosen-, Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung an die entsprechende Krankenkasse abführen.

Autor: M. Plank