Pflicht-Angaben in Geschäftsbriefen und Emails

Als Unternehmer/In muß man bei der Gestaltung der Geschäftspapiere einiges beachten: Welche Pflicht-Angaben bei welchem Unternehmen auf den Geschäftspapieren auftauchen müssen erfahren Sie in diesem Artikel.

„Geschäftsbriefe“ sind schriftliche Mitteilungen, die die Geschäfts-Beziehungen gegenüber Dritten betreffen und die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Die Form ist hierbei belanglos, so kann auch eine Postkarte ein Geschäftsbrief sein, wenn diese den Empfänger im Original oder als Abschrift erreicht. Zu den Geschäftsbriefen zählen z.B. Rundschreiben, Angebote, Postkarten, Lieferscheine, Rechnungen und Quittungen. Keine Geschäftsbriefe sind Telegramme, Postwurf-Sendungen, Zeitschriftenanzeigen. Sollten Sie im Zweifel sein so ist es besser, die notwendigen Angaben auf den Geschäftsbriefen zu machen Dazu zählen bei Gewerbetreibenden, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, der Familienname und mindestens ein vollständig ausgeschriebener Vorname (siehe §15 b Gewerbeordnung GeWo). Bei den Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) sind ebenfalls Vor- und Familienname aller Gesellschafter anzugeben.

Im Handelsregister eingetragene Kaufleute, offene Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften müssen gemäß §37a, 125 a des Handelsgesetzbuches folgende Pflicht-Angaben machen: der vollständige Firmenname so wie er im Handelsregister eingetragen ist, die Rechtsform der Gesellschaft, der Sitz der Firma und das Registergericht der Firma und die Handelsregisternummer.

Gesellschaften mit beschränkter Haftung müssen zusätzlich folgende Pflichtangaben in ihren Geschäftsbriefen machen: Alle GeschäftsführerInnen müssen mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenem Vornamen genannt werden, wenn ein Aufsichtsrat gebildet oder ein Vorsitzender bestellt wurde dann auch mindestens von diesem.

Wenn es sich bei dem Geschäftsbrief um eine Rechnung handelt dann muß auf dieser seit 2002 auch noch die Steuernummer angegeben werden. Es lohnt sich also, den Entwurf des eigenen Briefbogens vor dem Weg in die Druckerei noch einmal zu überprüfen um keine der Pflicht-Angaben zu vergessen.

Update vom 1.2.2007

Von vielen unbemerkt hat der Gesetzgeber zum 1.1.2007 auch die Pflicht zur ANgabe bestimmert Informationen in Emails verschärft: ab diesem Zeitpunkt müssen laut §37a HGB "Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel jeder Form...seine Firma, die Bezeichnung nach §19Abs.1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden.:"

Diese neue Regelung zu Pflichtangaben in Emails betrifft alle Kaufleute. Oft wird dagegen verstossen, weil die Handelsregisternummer und das zuständige Registergericht nicht in der Email-Fusszeile angegeben sind. Es ist zu befürchten, dass nun eine neue Abmahnwelle durch das land läuft, die die fehlenden Angaben moniert.

Autor: M. Plank