Pflicht-Angaben in Emails

Seit dem 1.1.2007 existieren neue Bestimmungen, die allen Kaufleuten Pflichtangaben in Emails vorschreiben, und zwar im "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG)" und die Änderung des HGB §37.

In § 37 HGB Abs. 1 heisst es:

"(1) Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden."

Was bedeutet dies für den Kaufmann? Da nun auch Emails als Geschäftsbriefe angesehen werden muss der Kaufmann prüfen, inwieweit er die o.g. Bestimmungen zu Pflichtangaben in Emails umsetzt. Neben seinem Firmennamen mit der Bezeichnung, die auf die Rechtsform hinweist, ist insbesondere der Zusatz bzgl. des Registergerichts und der Handelsregisternummer entscheidend. Dies betrifft alle beim Handelsgericht eingetragenen Unternehmen.

Zusätzlich müssen bei einer GmbH alle Geschäftsführer und der Aufsichtsratsvorsitzende mit dem Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenem Vornamen benannt werden. Verstösse gegen die Bestimmungen können wie üblich per Abmahnungen geahndet werden.

Pflichtangaben für den Einzelkaufmann: die Firma mit Rechtsform, der Ort der Handelsniederlassung, das zuständiges Registergericht und die Handelsregisternummer

Pflichtangaben für die GmbH: die Rechtsform, der Sitz der Gesellschaft, das zuständiges Registergericht und die Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer mit Nachnamen und mind. einem ausgeschriebenem Vornamen und gegebenenfalls der Aufsichtsratsvorsitzende.

Pflichtangaben für für die Aktiengesellschaft: die Rechtsform, der Sitz der Gesellschaft, das zuständige Registergericht, die Handelsregisternummer, alle Vorstände und der Aufsichtsratsvorsitzende mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenem Vornamen.

Ein Verweis bzw. Link auf die jeweiligen Angaben auf der Firmen-Website reicht nicht aus, um dieser Pflicht zu genügen. Daher sind nun alle Unterehmen gefordert, einen verbindlichen Email-Footer für alle MitarbeiterInnen anzulegen, der die gesetzlich geforderten Informationen enthält.

Autor: Redaktion