Produktivitätssteigerung durch Warenwirtschaftssysteme
Einige Geschäftsführer kleinerer und mittelständischer Unternehmungen haben keine Vorstellung, welchen Nutzen ihnen ein aktuelles EDV-Verwaltungssystem bringen kann. Hauptsächlich Jungunternehmer sind hin und wieder schwer davon zu überzeugen, dass sich der Arbeitsalltag in Organisation und Verwaltung durch eine Bürosoftware effektiver und zeitsparender gestalten lässt. Dabei stellen viele Softwarehäuser eine Testversion ihres Programms zur Verfügung, weshalb es Geschäftsführern sehr leicht möglich wäre, sich von den Leistungsfähigkeiten solcher Warenwirtschaftssysteme zu überzeugen.
Die Hauptfunktionalität einer Auftragsverwaltungssoftware stellt die Datenbank zur Verfügung. Dabei sind nicht nur Standardaufgaben, wie das Erstellen von Serienbriefen oder die Verwaltung der Kundendaten möglich. Vor allem erleichtert die Ableitung von Formularen die Arbeit im Büro beträchtlich. Dabei ist es beispielsweise möglich eine Auftragsbestätigung zu erstellen, wobei nach Abschluss des Auftrags das Ursprungsdokument in eine Schlussrechnung konvertiert werden kann - wenngleich Modifikationen bei jedem Arbeitsschritt problemlos möglich sind. Diese Funktionalität ist auch mit anderen Formularen realisierbar. Die meisten Warenwirtschaftsprogramme bieten auch die Möglichkeit an selbst Dokumententypen zu bestimmen. Diese können ebenso in alle anderen Formulararten konvertiert werden. Die Möglichkeit Waren und Dienstleistungen in den Leistungs- bzw. Artikelstamm aufzunehmen, ist ebenso eine Möglichkeit zur Optimierung des Workflows im Büroalltag. Jeder Artikel muss nicht mehrmals in das System eingepflegt werden, und kann deshalb bei jeder weiteren Dokumentenerstellung verwendet werden. Zudem ist es möglich Artikel durch die Festlegung der Verkaufspreise im Vorfeld zu kalkulieren. Beispielsweise ist es möglich bei einem Käufer die Preisbasis von 8% zu bestimmen, wohingegen bei Käufern mit einer anderen Kalkulationsgrundlage 20% hinzuaddiert werden. Es versteht sich von selbst, dass die Preisbasis während der Erstellung des Dokuments individuell eingestellt werden kann. Dies soll nur verdeutlichen, dass es auch möglich ist solche Abläufe zu optimieren. Außerdem ermöglicht eine Projektverwaltung einen Überblick über momentane Projekte und alle im System generierten Belege.
Die Bereitstellung marktüblicher Datenschnittstellen ist zudem eine grundlegende Funktion einer Bürosoftware. Import- und Exportschnittstellen erlauben es, Daten divergenter Softwaresysteme gemeinsam zu bearbeiten.
Als Standard für den Artikel- und Stammdatentausch zwischen Händlern und Herstellern hat sich zum Beispiel Datanorm als Schnittstelle bewährt. Informationen, welche durch Datanorm transferiert werden können sind bspw.: Kaufmännische Artikeldaten, Kupfer-Zuschläge, Sonderkosten, Arbeitszeiten, Mehrwertsteuer, Sachmerkmale und Rabattgruppen. Datanorm-Online ist die aktuellste Form dieser Schnittstelle und bietet die Funktion, dass in Echtzeit Preiskataloge über das Netz transferiert werden können.
Durch die UGS/UGL Schnittstelle wird die Möglichkeit geboten, den Bestellvorgang abzuwickeln. Hierzu exportiert der Händler seine Bestellung in das UGS bzw. UGL Format und lässt diese Datei dem Lieferanten zukommen. Dieser verarbeitet diese Datei und schickt sie im Anschluss an den Händler zur Verarbeitung in seinem Warenwirtschaftssystem zurück. Voraussetzung hierfür ist natürlich, dass der Distributor die Schnittstelle unterstützt.
Neben den erwähnten Beispielen existieren noch Schnittstellen wie zum Beispiel: Mareon, OCI oder SHK Connect.
Warenwirtschaftssysteme bieten auch gewerksspezifische Komponenten an, damit für die jeweilige Branche der Verwaltungsaufwand verbessert werden kann. Für Heizung-Sanitär Betriebe z. B. ist das Wartung- und Service Modul attraktiv, wodurch Termine für Wartungsarbeiten für Öfen und die dazugehörigen Werte der Messungen eingetragen und verwaltet werden können.
Auftragsverwaltungsprogramme für mittelständische Unternehmen erfordern einen höheren finanziellen Einsatz als einfache Schreib- und Kalkulationsprogramme. Allerdings sind die Möglichkeiten der Effizienzsteigerung erheblich, weshalb sich der Kauf eines Verwaltungsprogramms rasch rentieren kann.
Autor:
Christian Burkart
2Bsafe
Mindelheimer Str. 97
87600 Kaufbeuren
Inh.: Christian Burkart
Tel. 08341/9603645
Fax. 08341/9660672